Planung

Die Datenmanagementplanung

Planung im Kontext des Forschungsdatenmanagements (FDM) markiert den Startpunkt eines FDM-Prozesses. Dabei stehen die Forschungsdaten im Zentrum, die in einem Projekt verwendet, bearbeitet und/oder erzeugt werden. Die Planungsphase umfasst die strategische Organisation der Datensammlung, -dokumentation, -organisation und -aufbewahrung.

Ein zentrales Instrument in diesem Zusammenhang ist der Datenmanagementplan (DMP). Dieser Plan stellt sicher, dass alle Aspekte der Datenverwaltung abgedeckt sind, von der Datenerhebung bis zur Langzeitarchivierung. Förderinstitutionen legen zunehmend Wert auf einen detaillierten und durchdachten DMP als Teil des Antragsprozesses. Die Planungsphase legt somit den Grundstein für eine effektive und verantwortungsbewusste Handhabung von Forschungsdaten im gesamten Verlauf eines Projekts.

Tool zur Erstellung von Datenmanagementplänen mit einem Fragenkatalog ausgerichtet an die Anforderungen der DFG - RDMO (NFDI4Ing)

  • Beginn eines FDM-Prozesses

  • Zentrales Element sind Forschungsdaten, die in einem Projekt benutzt, bearbeitet und/oder erzeugt werden

  • Planung der Sammlung, Dokumentation, Organisation und Aufbewahrung dieser Daten

  • Förderinstitutionen erwarten einen ausgearbeiteten DMP

Zweck der Planung

Die Planung im Forschungsdatenmanagement erfüllt verschiedene zentrale Zwecke. Erstens zielt sie darauf ab, die langfristige Zugänglichkeit und Nutzbarkeit von Daten sicherzustellen. Durch eine strukturierte Planung werden Forschungsdaten so verwaltet, dass sie über den unmittelbaren Projektzeitraum hinaus erhalten bleiben und für künftige Nutzung zur Verfügung stehen.

Zweitens erleichtert eine frühzeitige Planung die Einhaltung von Datenpflege-Richtlinien. Diese Integration unterstützt die Qualität und Integrität der Daten über den gesamten Forschungsprozess hinweg, da von Anfang an die notwendigen Maßnahmen berücksichtigt werden können.

Drittens fördert eine solide Planung die Transparenz und Offenheit in der Forschung. Sie unterstützt die Verantwortung, öffentlich finanzierte Forschungsprodukte der breiten Öffentlichkeit zugänglich zu machen und trägt somit zur Vertrauensbildung und Rechenschaftspflicht in der Wissenschaft bei.

Schließlich trägt die transparente und offene Bereitstellung von Forschungsdaten zum Return on Investment bei. Dies bedeutet, dass durch die Zugänglichkeit vorhandener Daten neue Forschungsmöglichkeiten geschaffen werden und gleichzeitig verhindert wird, dass unbeabsichtigte Redundanzen in der Forschung entstehen.

Zusammenfassend dient die Planung im FDM dazu, den Wert der Forschungsdaten zu maximieren, die Effizienz in der Forschung zu steigern und die Integrität der wissenschaftlichen Praxis zu unterstützen.

  • Daten langfristig zugänglich und nutzbar machen

  • Frühzeitige Planung erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass in weiterer Forschung Datenpflege-Richtlinien eingehalten werden

  • Transparenz und Offenheit

  • Return on Investment

Aktivitäten der Planung

Die Aktivitäten der Planung im Rahmen des FDM umfassen verschiedene wichtige Schritte. Die primären Funktionen der Planung bestehen darin, geeignete Methoden auszuwählen und einen angemessenen Förderrahmen für das Forschungsprojekt festzulegen. Ein zentraler Aspekt ist die Ausarbeitung eines Datenmanagementplans, der die Anforderungen des FDM berücksichtigt. Hierbei kann das nützliche Tool RDMO als unterstützendes Instrument dienen, um einen strukturierten Plan zu erstellen.

Die Klärung ethischer und rechtlicher Rahmenbedingungen spielt eine bedeutende Rolle innerhalb der Planungsaktivitäten. Diese umfassen die Auseinandersetzung mit Fragen zur Datenverarbeitung, zum Datenschutz und zur Datennutzung, um sicherzustellen, dass alle relevanten Vorschriften und Bestimmungen beachtet werden.

Ein weiterer essentieller Schritt ist die Zuweisung von Verantwortlichkeiten und die Festlegung spezifischer Rollen im Zusammenhang mit dem FDM. Diese klare Aufgabenverteilung gewährleistet, dass die Handhabung der Forschungsdaten auf verantwortungsbewusste Weise erfolgt und alle relevanten Aspekte berücksichtigt werden.

Ebenfalls integral ist die Prüfung der Möglichkeit zur Nachnutzung bereits bestehender Daten. Dieser Schritt trägt dazu bei, vorhandene Ressourcen optimal zu nutzen, die Forschungseffizienz zu steigern und unbeabsichtigte Redundanzen zu vermeiden.

Zusammengefasst beinhalten die Aktivitäten der Planung eine Bandbreite von Schritten, die sicherstellen sollen, dass Forschungsdaten gemäß bewährter Praktiken verwaltet werden. Gleichzeitig werden ethische und rechtliche Anforderungen erfüllt und eine klare Struktur für den Verlauf der Forschungsarbeit etabliert.

  • Primäre Funktionen sind Methodenauswahl und Festlegung eines adäquaten Förderrahmens

  • Datenmanagementplan unter Rücksichtnahme der Anforderungen ausarbeiten

  • Klärung der ethischen und rechtlichen Rahmenbedingungen

  • Verantwortlichkeiten und spezifische Rollen für FDM müssen geklärt werden

  • Prüfung auf Möglichkeit zur Nachnutzung bestehender Daten

Trainingsmaterialien: Planung des Forschungsvorhabens [1]

Reifestufen

Level

Reifestufe

Charakteristik

Level 1

Einstieg

Die Planung des Forschungsdatenmanagements findet

ohne definierte Vorlagen statt

Die Planung wird intuitiv und ad hoc ausgeführt

Level 2

Geführt

Es werden auf Projektebene die Inhalte eines

Datenmanagementplans definiert

Die Pläne werden mit einer projekteigenen Vorlage

erstellt

Level 3

Definiert

Die Datenmanagementplanung orientiert sich an

Standards aus der fachspezifischen Community

Es werden Vorlagen und Services aus der Community

bei der Datenmanagementplanung verwendet

Level 4

Quantitativ Geführt

Es werden (quantitative) Qualitätsziele für die

Datenmanagementplanung etabliert

Die Datenmanagementpläne werden auf Vollständigkeit,

Aktualität, und Relevanz gesichert

Level 5

Optimierend

Die Datenmanagementplanung wird proaktiv optimiert

und fortlaufend verbessert (inhaltlich,

organisatorisch)

Es werden Best Practices und Verbesserungen mit

der fachspezifischen Community geteilt

Level 1

  • Die Datenmanagementplanung läuft intuitiv ab

  • Es wird intuitiv ein DMP erstellt und ausgefüllt (ad hoc)

  • Die Ausführung ist abhängig von individuellen Motivation der Forschenden

Level 2

Ziele

Praktiken

Empfehlungen/weitere Materialien

1.2.1: Verwenden Sie eine klare und umfassende Vorlage

für den DMP, welche alle

wesentlichen Aspekte des Datenmanagements abdeckt.

Alle wesentlichen Aspekte

für den Umgang mit Forschungsdaten identifizieren

Relevanten Aspekte des Fördergebers

und der Institution berücksichtigen

Zum Teil gibt es Leitlinie zum Forschungsdatenmanagement

an Ihrer Universität oder Forschungseinrichtung

Resultierend die Entwicklung oder Verwendung

einer DMP-Vorlage

1.2.2: Definieren Sie eine Datenmanagementstrategie,

bei der Ziele, Prioritäten und der Umfang des

FDMs speziell am Forschungsprojekt ausgerichtet sind.

Diese Strategie sollte als integraler Bestandteil

bei der Antragsstellung betrachtet werden.

Projektrelevante Inhalte

bezüglich des Datenmanagements berücksichtigen

(bspw. Maschinen,Feldversuche, …)

Die Einteilung in Datasets hat sich bei der inhaltlichen Ausgestaltung eines DMPs bewährt

Benötigte Ressourcen kalkulieren und planen

(Kosten, Personal, etc.)

Zum Teil werden Ressourcen und FDM-Systeme

von Ihrer Universität oder Forschungseinrichtung empfohlen oder betrieben,

richten Sie sich an ihre FDM-Beratungstelle

Anforderungen des Fördergebers

zur Umsetzung des FDMs berücksichtigen

Die Anforderungen können beispielsweise die

langfrsitige Sicherung und Archiverung der Daten für mindestens 10 Jahre sein

Level 3

Ziele

Praktiken

Empfehlungen/weitere Materialien

1.3.1: Verwenden Sie eine DMP-Vorlage,

die speziell auf die Anforderungen und Standards

der fachspezifischen Community zugeschnitten ist.

Disziplinspezifischen Vorlagen für einen DMP

identifizieren oder entwickeln

Es gibt unterschiedliche Schwerpunkte für

das Forschungsdatenmanagement in

Abhängigkeit der Disziplin und Forschungsmethode.

Anwendung einer fachspezifischen DMP-Vorlage

Existierende RDMO-Fragenkataloge verschiedener Forschungsdisziplinen

1.3.2: Definieren Sie klare Ziele, Prioritäten

und den Umfang des FDMs, die im Einklang

mit den Standards und Anforderungen

der fachspezifischen Community stehen.

Inhaltliche Ausrichtung der Datenmanagementplanung

an die fachspezifische Community

Die Inhalte des Datenmanagementplans sind an existierende Standards

aus der fachspezifischen orientiert

(Bspw. Metadatenstandards, Dateiformate, Fachrepositorien, Systemstandards, …)

domänenspezifischen Communitystandards

für die Planung berücksichtigen

(möglicher Einfluss auf Projektressourcen)

Level 4

Ziele

Praktiken

Empfehlungen/weitere Materialien

1.4.1: Identifizieren und etablieren Sie

klare und messbare Qualitätsziele

für die Datenmanagementplanung.

Relevante Qualitätsziele identifizieren und definieren

(bspw. Aktualität, Vollständigkeit, Relevanz der

Inhalte, …)

1.4.2: Sichern Sie die Qualität der DMPs

im Projekt über die gesamte Projektlaufzeit.

DMP auf Einhaltung der identifizierten

Qualitätsziele überprüfen

  • Festlegen von Zeiträumen zur regelmäßigen Überprüfung der Aktualität (Aktualität)

  • Identifizieren von Freifeldern im DMP (Vollständigkeit)

Level 5

Ziele

Praktiken

Empfehlungen/weitere Materialien

1.5.1: Verbessern Sie proaktiv die Planung

des FDMs, insbesondere im Hinblick auf

die Erstellung und Anpassung von DMPs.

Identifizieren Sie regelmäßig Verbesserungsmöglich-

keiten und passen Sie die Planung entsprechend an.

FDM-Pläne und -Verfahren werden regelmäßig auf

Grundlage der Qualitätsziele bewertet und wenn möglich

verbessert und angepasst

Strukturelle Hilfsmittel (Vorlagen, DMP-Tools, etc.)

werden weiterentwickelt und optimiert

1.5.2: Optimieren Sie Prozesse und Pläne

unter Verwendung bewährter Verfahren

und kommunizieren Sie Neuerungen

mit der fachspezifischen Community.

Neue technische Lösungen entwickeln und verwenden

Bestehende Best Practices werden innerhalb des

Projekts weiterentwickelt und optimiert

Ständiger Austausch mit der fachspezifischen

Community über bestehende und neue Standards

Checkliste

Weiterführende Materialien

Auf der Internetseite Forschungsdaten.info sind weiterführende Informationen zu finden.

DFG Umgang mit Forschungsdaten

Planungstool RDMO (NFDI4Ing)

Referenzen

[1] Diese Trainingmaterialien sind entstanden im Rahmen der NFDI4Ing Special Interest Group RDM Training & Education.